Kako pripremiti organizaciju za ISO sertifikaciju?

Organizacija planira veliki rast u narednim godinama, kao i proboj na nova tržišta. Kako bi to postigla , potrebno je da izvrši promene koje će joj to i omogućiti.

Vrh organizacije je zato doneo čvrstu odluku : pristupiće se ISO ili nekoj drugoj međunarodnoj sertifikaciji.

No kako bi taj proces prošao što uspešnije, potebno je da se sama oranizacija pripremi za ovaj proces. U zavisnosti od broja sertifikata i obima sertifikacije, ovo može biti manje ili viđe zahtevan proces.

Razumevanje procesa sertifikacije

Za sve učesnike je podjednako važno da razumeju sertifikaciju kao i usaglašavanje sa standardom koje joj prethodi.

Sertifikat je dokaz da organizacija ispunjava zahteve određenog standarda. Sertifkaciono telo sertifikat izdaje organizaciji nakon uspešno sprovedene sertifkacione provere. Prilikom provere, stručni proveravač utvrđuje da li organizacija zaista ispunjava zahteve standarda.

Dakle kako bi organizacija dobila sertifikat, ključno je da ispuni zahteve standarda.

Vreme za promene

Kako bi se izašlo u susret zahtevima standarda, u okviru organizacije nužno će nastupiti neke promene. To mogu biti promene u prostoru i rasporedu, promene u organizaciji, načinima rada ili dokumentovanju. Promene će nastupiti i potrebno je da se čitav tim adaptira i simetrično primenjuje nove načine rada.

Šta podrazumevamo pod pripremom organizacije za sertifikaciju?

Pod pripremom organizacije za sertifkaciju podraumevamo sledeće :

• priprema zaposlenih na nivoima odlučivanja

• priprema zaposlenih na nivoima operacija

• priprema budžeta

• vremensko pllaniranje

  
  

Priprema zaposlenih nivoima odlučivanja

Priprema počinje od zaposlenih na višem nivou - direktora i menadžmenta.

U dogoovoru s čelnicima organizacionih sektora potrebno je ustanoviti način na koji će se ostali zaposleni uputiti u uizmene koje će nastupiti.

Priprema zaposlenih na nivoima operacija

Potrebno je uložiti napore da svrha i namemena određenog standara bude jasna svima, a ne, kako često slučaj , samo menadžmentu. Značaj stava, razumevanja i prihvatanja, standarda i sertifikacije kod zaposlenih je često potcenjen.

Upravo radnici, koji su svaki dan u dodiru s proizvodom ili su pružaoci usluge - su oni od kojih zavisi domet i uspešnost standarda u praksi. Zato je važno da upravo oni imaju široko razumevanje namena i svrhe zahteva sertifikovanog standarda.

Priprema budžeta i vremensko planiranje

Važno je da vrh organizacije pripremi finansijski i vremenski prostor za efikasni prelazak na način rada usklađen sa zahtevima standarda koji se sertifikuju.

U pogledu finansija, organizacija treba da pripremi sredstva za usklađivanje i kasnije sertifikacione promene. Ukoliko usklađivanje zahteva neke promene ili odlaganja u radu, organizacija treba da se pripremi i za takvu situaciju.Najčešće će organizacija ovaj proces voditi u formi projekta.

Kako u praksi izgleda proces pripreme za sertifikaciju?

Kroz dokumentaciju, proces odlučivanja i pripreme vrši se na sledeći način.

Donosi se odluka o imenovanju članova radnih tela : to su najčešće direktori sektora. Oni će voditi procese promena u svojim sektorima.

Donosi se odluka o imenovanju koodrdintora IMS - integrisani sistem menadžment. Ovi koordinatori, zazajedno s članoviima radnih tela implementiraju ISO sistem u organizaciji

Ko sve treba da bude uključen i upoznat sa nastupajućom sertifikacijom?

Stejkholderi u ovoj situacji zasigurno su zaposleni na svim nivoima u organizacijie. Ali stejholderi koje se često zaboravljaju jesu dobavljači, saradnici i korisnici proizvoda/usluga.

Ukoliko će nastupajuće promene uticati na njih i njihov rad, važno je da ih o tome obavestimo - nudeći prethodna ili nanadna rešenja kako bi smo im nadoknadili.

Na primer, ukoliko moja proizvodnja neće raditi u bloku od deset dana koji smo izdvojili za izmene u pogonu i magacinu, ponudiću pomenutim stejkohlderima da isporuku izvršim unapred - ukoliko se to poklapa sa njihovim mogućnostima.

Kako izgleda organizacija pripremljena za ISO sertifikaciju?

Organizacija koja je pripremljena ispunjava sledeće kriterijume:

1. Izvršila je sva potrebna usklađivanja sa zahtevima standarda, u planiranom obimu i na planiranim lokacijama.

2. Novine su ušle u svakodnevni rad organizacije. Dokumentacija se vodi po novom usklađenom sistemu i poštuje se novi raspored i način rada.

3. Svi zaposleni su upoznati sa novinama i primenjuju ih u svom radu.

Spremni za dan sertifikacije

U terminu dogovorenom sa provervačem iz sertifikacionog tela koje bira sama organizacija, proveravač će izvršiti sertifikacionu proveru.

Koordinator za IMS, kontrolor kvaliteta ili neka drugi relevantni predstavnik organizacije će s proveravačem proći dokumentaciju i obići lokacije. Odgovaraće na sva pitanja proveravača i daće mu tačnu sliku o stanju i radu u okviru organizacije a prema zahtevima standarda koji se sertifikuje.

Koordinator za IMS okuplja radno telo i odgovara na pitanja o usklađivanju sa zahtevima standarda.